Le règlement n° 99-01 adopté le 16 février 1999 par la Comité de la réglementation comptable relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations, a force obligatoire pour toutes les associations (et fondations) soumises, par des dispositions législatives ou réglementaires, à l’obligation d’établir des comptes annuels (arr. 8 avril 1999, JO 4 mai).

Le plan comptable des associations est une adaptation du plan comptable général (voir le Plan comptable simplifié en annexe), tel qu’il résulte en dernier lieu du Règlement n° 99-03 du 29 avril 1999 du Comité de la réglementation comptable, homologué par l’arrêté interministériel du 22 juin 1999 (JO du 21 sept. 1999).

Outre les associations relevant des dispositions visées ci-dessus, sont visées principalement :

- les associations reconnues d’utilité publique,
- les organismes paritaires agréés,
- les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui, de ce fait, font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément (sauf si une loi précise ces conditions),
- les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté,
- les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social,
- les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais,
- les organismes faisant appel à la générosité publique,
- les groupements politiques et les associations de financement électoral,
- les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisées aux impôts de droit commun,
- les associations qui émettent des valeurs mobilières,
- les groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.

Ces associations devront :

1. établir un plan de comptes conforme au plan de comptes issu du plan comptable général et à ses adaptations aux associations ;

2. tenir un livre journal dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour, et éventuellement plusieurs livres-journaux auxiliaires, un grand livre constitué par les comptes de l’association dans lesquels sont reportés les écritures des journaux et un livre d’inventaire, relevé de tous les éléments d’actif et de passif ;

3. Les comptes annuels devront être obligatoirement transcrits chaque année sur ce livre d’inventaire.

En l’occurrence, il ne s’agit pas à proprement parler d’une provision mais d’un mécanisme comptable similaire.

En effet, si l’association dispose d’une subvention de fonctionnement qu’elle a inscrite en tant que produit au compte de résultat et non utilisée en totalité au cours de cet exercice, une charge correspondante devra être inscrite au compte 6894 « Engagements à réaliser sur subventions attribuées », et en contrepartie une écriture sera passée au compte 194 « Fonds dédiés sur subventions de fonctionnement » au passif du bilan.

Lors de l’exercice suivant, ces fonds dédiés sont repris en produits par le crédit du compte 789 « Report des ressources non utilisées des exercices antérieurs ».

Ce mécanisme peut également être mis en oeuvre sur plusieurs exercices en fonction de l’utilisation effective de la subvention.

a) Le contrôle administratif

En vertu de l’article 14 du décret-loi du 2 mai 1938, l’administration pourra demander à une association qui a bénéficié d’une subvention de l’Etat de justifier ses dépenses par tous documents utiles.

Dans le cas d’une subvention affectée à une dépense déterminée, l’association doit produire à l’organisme publique ou la collectivité publique un compte rendu financier dans les six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été reçue (article 10 al. 4 de la loi 2000-321 du 12 avril 2000).

Pour une aide européenne, le contrôle est effectué par l’inspection générale des finances et des comptables supérieurs du Trésor.

b) Le contrôle des élus

Toute association, oeuvre ou entreprise ayant reçu une subvention pourra être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l’a accordée. L’association est tenue dans l’année en cours de fournir, à l’autorité qui a octroyé la subvention, un compte rendu financier une copie certifiée de son budget et de ses comptes de l’exercice écoulé ainsi que tous les documents faisant connaître les résultats de son activité. (décret-loi du 30 octobre 1935, toujours en vigueur, mais peu appliqué).

c) Le contrôle par les électeurs

Une association ayant reçue une subvention d’un montant supérieur à 153.000 € de la part d’un organisme public doit déposer en préfecture, pour y être consulté par toute personne : le budget de l’association, ses comptes, les conventions obligatoirement conclues avec l’une des administrations de l’Etat (pour toute subvention annuelle de plus de 23.000 €), ainsi que les comptes rendus financiers.

La loi du 6 février 1992 (dite loi « Joxe ») a mis en place un dispositif destiné à assurer une plus grande transparence dans les relations entre associations et collectivités territoriales. Ainsi les communes de plus de 3.500 habitants ont notamment l’obligation de mettre à la disposition des habitants la liste des prestations en nature ou les subventions attribuées, un bilan certifié conforme des associations auxquelles la commune a versé une subvention supérieure à 75.000 € ou représentant plus de 50% du budget de l’organisme. La certification peut être assurée par le président de l’association.

Par ailleurs la loi anti-corruption du 29 janvier 1993 (loi Sapin) dispose que « toute association ayant perçu annuellement de l’Etat, de ses établissements publics ou des collectivités locales une subvention dont le montant est fixé par décret (150.000 €) est tenue de nommer un commissaire aux comptes et un suppléant ». Ce montant est le cumul de subventions de toutes natures (fonctionnement, investissement, prix de journée). Doivent y être incluses les sommes perçues de tous les établissements publics, y compris industriels et commerciaux. En revanche les subventions des Caisses d’Allocations Familiales, organismes de droit privé chargés de la gestion d’un service public ne rentrent pas dans ce cadre.

Enfin les associations d’une « certaine taille » (article 27 de la loi du 1er mars 84) doivent nommer un commissaire aux comptes et un suppléant. Sont d’une "certaine taille", les associations dépassant deux des trois critères suivants : 50 salariés, 3.100.000 € de chiffre d’affaires ou de ressources, 1.550.000 € de total du bilan. La loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations prévoit un dépôt des comptes de résultat, bilan et rapport d’activité en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse un montant fixé par décret. Le décret d’application n’est toutefois pas paru à la date de rédaction de ce guide.

Le principe est qu’une immobilisation doit être amortie sur sa durée normale d’utilisation et ne doit pas être déduite en tant que charge.

Toutefois, par mesure de simplification, l’administration admet que les biens, tels que les matériels et outillages, matériels et mobiliers de bureau ainsi que les logiciels, lorsque leur valeur unitaire est inférieure à 500 € HT (Doc. adm. 4 C-221). La déduction en tant que charges de tels biens de faible valeur n’est permise qu’autant que la dépense est inscrite en comptabilité comme frais généraux.

Dès lors, au-dessus de ce seuil de 500 €, tout bien amortissable devra faire l’objet d’un amortissement dans les conditions de droit commun.

Toutefois, la dérogation n’est plus autorisée lorsque les biens de faible valeur constituent l’objet même de l’activité de l’association ou de l’entreprise.

Ce type d’amortissement qui est facultatif reste réservé à certains biens neufs dont la durée d’utilisation est supérieure à trois ans.

Il peut s’agir de matériels et outillages utilisés pour des opérations industrielles de fabrication, de transformation ou de transport, installations de sécurité ou à caractère médico-social, machines de bureau. Sont toutefois exclus de ce type d’amortissement certains biens, notamment comme les véhicules de tourisme.

Le taux applicable est le taux de l’amortissement linéaire multiplié par un coefficient qui dépend de la durée d’utilisation : 1,25 pour une durée entre 3 et 4 ans, 1,75 pour une durée entre 5 et 6 ans, 2,25 pour une durée supérieure à 6 ans. Le taux de l’amortissement dégressif s’applique lors du premier exercice à la valeur du bien, ensuite lors des exercices suivants à la valeur résiduelle comptable.

Ainsi, pour un bien dont la durée d’utilisation normale est de 5 ans, le coefficient est donc de 1,75 :

Le taux du linéaire est de 100/5 = 20 %
Le taux du dégressif s’établit donc à 1,75 x 20 % = 35 %
Pour un bien d’une valeur de 200, lors du premier exercice, la première annuité s’établit à 70, la valeur nette comptable à 130, et lors du deuxième exercice, l’annuité s’élève à 45,5 et la valeur nette comptable à 84,5, etc...

Le point de départ à prendre en considération est le mois d’acquisition ou de fabrication du bien, la première annuité étant réduite au prorata du temps (qui se calcule en mois) entre son acquisition et la fin de l’exercice. De même, l’amortissement s’arrêtera au début du mois de la cession du bien.

Par ailleurs, certains biens peuvent faire l’objet d’amortissement dits « exceptionnels » afin de favoriser certains investissements. L’amortissement se pratique sur des périodes très courtes, sans véritable rapport avec la durée normale réelle d’utilisation du bien.

Cela concerne principalement :

- Les logiciels qui peuvent être amortis intégralement sur une période de 12 mois ;
- Les matériels destinés à économiser de l’énergie, amortis également sur 12 mois ;
- Les investissements en faveur de l’environnement, comme les véhicules non polluants, les installations de lutte contre le bruit, les installations anti-pollution, encore sur des périodes de 12 mois.

Dans la mesure où l’association se livre à une activité lucrative et qu’elle est soumise à l’impôt sur les sociétés au taux de droit commun, elle est autorisée à passer une provision afin de faire face à une charge future, une perte à venir, ou à une dépréciation d’un élément d’actif (notamment une créance que l’on estime irrécouvrable).

La passation d’une provision est subordonnée à certaines conditions strictes, en sorte que la charge ou la perte doit :

- être déductible fiscalement, c’est-à-dire que sa déduction ne doit pas avoir été interdite ou correspond à une gestion normale ;
- être nettement précisée, quant à l’évaluation de son montant et l’individualisation de l’élément déprécié ;
- être probable et non simplement éventuelle ;
- résulter d’un événement intervenu au cours de l’exercice ;
- être régulièrement comptabilisée.

La provision n’a pas vocation à perdurer en comptabilité et une série de situations peut entraîner sa disparition par la passation d’une écriture comptable inverse qui constatera un produit, en principe d’égal montant.

En effet, la provision comptabilisée sera compensée par une reprise de provision dans les hypothèses suivantes :

- la perte ou la charge, au départ simplement probable, s’est réalisée ;
- la perte ou la charge ne se réalisera pas et la provision est devenue sans objet (une créance, auparavant jugée irrécouvrable, a été réglée).