Le dépôt est la sortie provisoire d’une œuvre de la collection du CNAP pour être installée dans une administration ou une institution pouvant l’abriter pour une durée de plus d’un an.

On évalue à plus de 55 000 œuvres déposées dans toute la France depuis le début du XIXe siècle. Accompagnant la mise en place et la valorisation des musées en région, les dépôts concouraient à l’ameublement et à la décoration des nombreuses administrations de l’État et territoriales : mairies, édifices religieux, établissements scolaires, palais de justice, préfectures, hôpitaux ou encore organismes militaires, tout comme les représentations diplomatiques françaises à l’étranger.

Aujourd'hui, les nouveaux dépôts concernent en premier lieu les administrations d’État (ministères, préfectures, ambassades, etc.), les organismes indépendants, le Sénat, l'Assemblée nationale et les institutions culturelles publiques : musées, Fonds régionaux d'art contemporain, les Artothèques…

Le cadre réglementaire des prêts et des dépôts des œuvres et des objets d’art inscrits à l’inventaire du fonds national d’art contemporain est fixé par le décret n°2000-856 du 29 août 2000. Il précise notamment les obligations des dépositaires.
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LES STRUCTURES DÉPOSITAIRES
Les œuvres de la collection peuvent aussi être déposées, en France ou à l’étranger. La durée actuelle des dépôts varie de 1 à 5 ans renouvelables.

Les structures dépositaires peuvent être :
- des musées, des institutions et organismes à but culturel agissant sans but lucratif,
- des monuments historiques appartenant à une personne publique, à condition qu'ils soient ouverts au public,
- des résidences présidentielles, des résidences affectées au Premier ministre,
- des locaux des assemblées parlementaires ainsi que des ambassades de France,
- des bâtiments affectés aux administrations de l’État, aux autorités administratives indépendantes et aux établissements publics nationaux.
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FORMALISER LA DEMANDE
Veuillez vous assurer que votre demande de dépôts est bien rédigée sur papier à en-tête de votre structure avec le nom du responsable administratif signataire de la convention.

Dans votre courrier vous devez préciser :

- le nom de l'organisme dépositaire ;
- l'adresse complète du lieu de présentation ;
- la liste des œuvres demandées avec la mention du N° d'inventaire ;
- les conditions de présentation et de sécurité du lieu permettant au Comité des prêts et dépôts d'examiner les conditions de conservation ;
- les coordonnées complètes de la personne en charge du dossier ;
- les coordonnées complètes de la personne signataire de la convention de dépôt.

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DANS UN DÉLAI MINIMUM DE QUATRE MOIS
Le responsable de la structure (ou sa tutelle) adresse sa demande de dépôt à l'attention de Richard Lagrange, directeur du Centre national des arts plastiques, au moins quatre mois avant la date de mise à disposition des oeuvres.

La consultation du calendrier du comité des prêts et dépôts permet de faire la demande dans les délais impartis.

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ÉTUDE DE LA DEMANDE
Les demandes sont étudiées par le Comité des prêts et des dépôts du Centre national des arts plastiques selon le calendrier fixé.

Le Comité est composé des responsables de collection du Centre national des arts plastiques, du chef du département du fonds national d’art contemporain, du chef du bureau des collections, du chef du bureau du mouvement des œuvres et de la régie, du chef du bureau des acquisitions, d’un représentant de la Direction des musées de France et d’un représentant du Musée national d’art moderne.

Avant d’émettre un avis, le Comité des prêts et dépôts examine le projet scientifique de présentation et les conditions de mise en valeur des œuvres déposées. Le Comité apprécie aussi les garanties de sécurité et de conservation prévues pour le transport et le lieu de la présentation.
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OBLIGATIONS DES DÉPOSITAIRES
Le dépôt d'une œuvre au CNAP implique un certain nombre d'engagements de la part du dépositaire : entretien et conservation de l’œuvre pendant toute la durée du dépôt, restitution des œuvres, information sur le déplacement d'une ou plusieurs œuvres, respect des normes de conservation préventive, demande de prorogation, assurance, transport, emballage, convoiement...

Constat d'état
Conformément au décret n°2000-856 du 29 août 2000 et à la circulaire du Premier Ministre du 3 juin 2004, les administrations dépositaires d’œuvres sont tenues d’envoyer chaque année un état annuel de leurs dépôts.
(Documents en téléchargement ci-contre)

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LA CONVENTION DE DÉPÔT
La convention autorisant le dépôt d’une ou de plusieurs œuvres doit être signée par chaque partie et la Direction générale de la création artistique avant le départ des œuvres. Il convient donc d’anticiper la demande en intégrant les délais de validation des instances auxquels sont soumis l’emprunteur (avis du conseil d’administration, du conseil municipal, des douanes, etc.).

Pour les établissements qui n’en sont pas dispensés, l’attestation d’assurance des œuvres pour le transport et la durée du dépôt doit impérativement parvenir au bureau du mouvement des œuvres et de la régie et avant l’enlèvement des œuvres. Le transporteur ne pourra pas procéder à l’enlèvement des œuvres si cette attestation n’est pas présentée.
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PROROGATION DU DÉPÔT
La demande de prorogation du dépôt doit parvenir deux mois avant la fin initiale du dépôt. Votre demande est soumise à l’examen du Comité des prêts et des dépôts et son acceptation fait l'objet d'une nouvelle convention.
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LES FRAIS ASSOCIÉS AU DÉPÔT
Un dépôt entraîne des frais : frais d’emballage, de transport, d’assurance, d’encadrement, de duplication de vidéo et de fournitures liées à l’activation des œuvres. Des frais de restauration peuvent éventuellement être à la charge des demandeurs. Il est donc important de prévoir, dès la demande, un budget dédié à l’opération.